"Moment mal, ich soll Ersthelfende ausbilden lassen UND das auch noch bezahlen?" Diese Sorge höre ich öfter von Unternehmern, besonders von kleineren Betrieben. Die gute Nachricht vorweg: Nein, musst du nicht! Die Ausbildung deiner betrieblichen Ersthelfenden kostet dich keinen Cent an Kursgebühren. Wie das genau funktioniert und was du dabei beachten musst, erkläre ich dir in diesem Artikel.
Die Berufsgenossenschaft/Unfallkasse zahlt – wirklich alles?
Ja, tatsächlich! Nach § 23 SGB VII in Verbindung mit § 26 der DGUV Vorschrift 1 übernehmen die Berufsgenossenschaften/Unfallkassen die kompletten Lehrgangsgebühren für die Aus- und Fortbildung deiner betrieblichen Ersthelfenden. Das gilt sowohl für die Grundausbildung als auch für die Auffrischungskurse alle zwei Jahre.
Was genau wird übernommen?
- Der komplette Erste-Hilfe-Grundkurs (9 Unterrichtseinheiten à 45 Minuten)
- Die Auffrischungskurse alle zwei Jahre (ebenfalls 9 Unterrichtseinheiten)
- Alle Schulungsunterlagen und Materialien
Was zahlt die BG/UK NICHT?
Hier wird's wichtig: Die Berufsgenossenschaft/Unfallkasse übernimmt nur die reinen Kursgebühren. Als Arbeitgebender trägst du:
- Die Lohn- oder Gehaltskosten während der Schulung (ja, das ist Arbeitszeit!)
- Eventuell anfallende Fahrtkosten zum Schulungsort
- Kosten für Unterkunft bei mehrtägigen Veranstaltungen (bei Erste Hilfe aber i.d.R. nicht relevant)
Wie läuft die Abrechnung konkret ab?
Das Schöne: In den meisten Fällen musst du als Unternehmen überhaupt kein Geld in die Hand nehmen. Die Ausbildungsstelle rechnet direkt mit deiner Berufsgenossenschaft/Unfallkasse ab. Das funktioniert so:
Der normale Ablauf:
- Du suchst dir eine ermächtigte Ausbildungsstelle (z.B. spezialisierte Erste-Hilfe-Schulen wie uns in Windhagen oder DRK, Johanniter, Malteser, ASB)
- Du fragst einen Kurs an – dafür brauchst du:
- je nach BG die Namen und Geburtsdaten der Teilnehmenden
- Deine Betriebsanschrift
- Deine Mitglieds- bzw. Unternehmensnummer bei der Berufsgenossenschaft
- Je nach BG ein spezielles Abrechnungsformular
- bei Unfallkassen musst du bei der UK die Gutscheine anfordern
- Die Schulung findet statt – deine Mitarbeitenden nehmen teil und unterschreiben das Abrechnungsformular der BG oder die Gutscheine der UK
- Die Ausbildungsstelle rechnet direkt ab – du bekommst keine Rechnung, musst nichts bezahlen, musst nichts einreichen
Wichtig: Die Kostenübernahme funktioniert nur bei Ausbildungsstellen, die von der Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (QSEH) offiziell ermächtigt sind. Das Ermächtigungsverfahren führt die QSEH im Auftrag der Unfallversicherungsträger. Bei nicht ermächtigten Anbietern bleibst du auf den Kosten sitzen!
Unterschiede zwischen den Unfallversicherungsträgern
Je nachdem, ob du bei einer Berufsgenossenschaft oder einer Unfallkasse versichert bist, läuft die Anmeldung unterschiedlich ab. Die gute Nachricht: es sind nur wenige verschiedene Systeme relevant.
Berufsgenossenschaften (für privatwirtschaftliche Unternehmen)
BGW (z.B. Gesundheitswesen, Wohlfahrtspflege):
- Nutzt ein verpflichtendes Online-Verfahren
- Du musst VOR der Schulung eine Kostenzusage einholen
- Nach dem Online-Verfahren druckst du das Formular aus und gibst es der Ausbildungsstelle
BGN (Nahrungsmittel und Gastgewerbe):
- Benötigt ein spezielles BGN-Abrechnungsformular
- Muss vorher bei der BGN angefordert werden
- Also rechtzeitig vor dem Kurs anfordern!
Die meisten anderen BGs (VBG, BGHM, BG BAU, etc.):
- Keine Kostenübernahmeerklärung nötig
- Du meldest dich direkt bei der Ausbildungsstelle an
- Diese nutzt ein Standard-Abrechnungsformular
Unfallkassen (für öffentliche Einrichtungen und Kommunen)
Falls du bei einer Unfallkasse versichert bist – das betrifft vor allem öffentliche Einrichtungen, Kommunen, Schulen und Kitas – läuft es anders:
Unfallkasse Rheinland-Pfalz (UK RLP):
- Du musst VOR dem Kurs einen Antrag auf Kostenübernahme stellen
- Nach Prüfung erhältst du eine schriftliche Kostenzusage
- Diese legst du der Ausbildungsstelle vor
- Die Abrechnung erfolgt dann direkt zwischen Ausbildungsstelle und UK RLP
Unfallkasse Nordrhein-Westfalen (UK NRW):
- Nutzt ein Gutscheinsystem
- Du beantragst Gutscheine ca. 4 Wochen vor Kursbeginn
- Die Gutscheine werden dir per Post zugeschickt (NICHT per E-Mail!)
- Deine Mitarbeitende legen die Original-Gutscheine beim Kurs vor
- Die Ausbildungsstelle rechnet mit den Gutscheinen direkt mit der UK NRW ab
- Wichtig: Nur vollständig ausgefüllte Original-Gutscheine werden akzeptiert – Kopien gehen NICHT!
Unfallkasse Hessen, Berlin, Sachsen etc.:
- Meist ähnliche Verfahren mit Berechtigungsscheinen oder Online-Anmeldungen
- Immer VOR dem Kurs die Kostenzusage einholen
Welcher Unfallversicherungsträger für dich zuständig ist, steht auf deinen Beitragsbescheiden oder du findest es auf der jeweiligen Website.
Arbeitszeit = Bezahlte Zeit
Jetzt kommt ein Punkt, der manchmal für Verwirrung sorgt: Die Berufsgenossenschaft zahlt zwar die Kursgebühren, aber als Arbeitgebender musst du die Zeit trotzdem vergüten. Warum? Weil die Ersthelfende-Schulung reguläre Arbeitszeit ist!
Was bedeutet das konkret?
- Die 8-9 Stunden des Kurses zählen als normale Arbeitszeit
- Du zahlst den normalen Stundenlohn oder das Gehalt weiter
- Findet der Kurs am Samstag statt? Ist auch Arbeitszeit (Samstag = Werktag)
- Findet er außerhalb der regulären Arbeitszeit statt? Dann gibt's Freizeitausgleich oder Überstundenbezahlung
Rechtsgrundlage ist § 23 Abs. 3 SGB VII: Für die Arbeitszeit, die wegen der Teilnahme am Lehrgang ausfällt, haben deine Mitarbeitenden Anspruch auf Fortzahlung des Arbeitsentgelts. Sonn- und Feiertage sind nach dem Arbeitszeitgesetz grundsätzlich arbeitsfrei.
Für wie viele Ersthelfende zahlt die BG?
Die Berufsgenossenschaft übernimmt die Kosten für die "erforderliche Anzahl" an Ersthelfenden. Was bedeutet das?
Die erforderliche Anzahl ist:
- In Verwaltungs- und Handelsbetrieben: mindestens 5% der Anwesenden (ab 20 Mitarbeitenden)
- In sonstigen Betrieben: mindestens 10% der Anwesenden (ab 20 Mitarbeitenden)
- Bei 2 bis 20 anwesenden Versicherten: mindestens 1 Ersthelfende
Du darfst gerne MEHR Mitarbeitende schulen lassen. Die Unfallversicherungsträger zahlen in der Regel für die erforderliche Anzahl, ob sie darüber hinaus Kosten übernehmen, entscheidet dein zuständiger Träger. Frag dort vorher nach. Warum ein Puffer sinnvoll ist:
- Puffer für Urlaub und Krankheit
- Mehrere Schichten abdecken
- Große Betriebsgelände versorgen
- Mitarbeitenden-Motivation steigern
Häufige Fallen und wie du sie vermeidest
Falle 1: Nicht ermächtigte Ausbildungsstelle
Immer wieder gibt es Anbieter, die mit günstigen Erste-Hilfe-Kursen werben, aber nicht von der QSEH ermächtigt sind. Deine Mitarbeitenden bekommen dann zwar ein Zertifikat, aber:
- Die BG übernimmt die Kosten NICHT
- Das Zertifikat ist für betriebliche Ersthelfende NICHT gültig
- Du hast weiterhin zu wenig qualifizierte Ersthelfende
So checkst du die Ermächtigung: Auf www.bg-qseh.de findest du die offizielle Liste aller ermächtigten Ausbildungsstellen. Einfach, bevor du buchst!
Falle 2: Online-Kurse
Einige Anbieter werben mit Online-Erste-Hilfe-Kursen. Klingt praktisch, ist aber für betriebliche Ersthelfende NICHT zugelassen! Die DGUV Vorschrift 1 schreibt vor, dass Erste-Hilfe-Kurse als Präsenzveranstaltungen stattfinden müssen. Der praktische Teil ist einfach unverzichtbar.
Falle 3: Abgelaufene Fristen
Die Fortbildung soll in der Regel alle zwei Jahre erfolgen. Wird die Frist ausnahmsweise überschritten, kann die Person laut DGUV zunächst weiter als Ersthelfende eingesetzt werden, die Fortbildung muss aber zum nächstmöglichen Zeitpunkt nachgeholt werden. In Zweifelsfällen kann sie ohne Zeitverlust statt zur Fortbildung auch zur Ausbildung angemeldet werden (beides 9 Unterrichtseinheiten). Mein Tipp: Trag dir direkt nach jedem Kurs einen Reminder für in 22 Monaten ein – dann hast du genug Vorlauf für die Planung.
Falle 4: Gutscheine und Formulare nicht rechtzeitig besorgen
Besonders bei Unfallkassen mit Gutscheinsystem (wie der UK NRW) musst du die Gutscheine etwa 4 Wochen VOR dem Kurs beantragen. Die werden dir per Post zugeschickt – das dauert! Wenn du zu spät dran bist, musst du den Kurs eventuell verschieben oder selbst zahlen.
Bei einigen Berufsgenossenschaften (besonders der BGW) werden handschriftlich nachgetragene Namen auf der Teilnehmendeliste NICHT abgerechnet. Warum? Weil für diese Personen keine Online-Kostenübernahmebestätigung vorliegt. Also: Alle Teilnehmende VORHER korrekt anmelden!
Inhouse oder extern – was lohnt sich?
Viele Ausbildungsstellen bieten ab 15 Teilnehmenden auch Inhouse-Schulungen an. Das bedeutet: Der Ausbilder kommt zu dir ins Unternehmen. Kostet das extra? Nein! Die BG übernimmt auch hier die Kursgebühren.
Vorteile von Inhouse-Schulungen:
- Kein Fahraufwand für deine Mitarbeitenden
- Flexiblere Terminplanung
- Schulung kann an eure spezifischen Arbeitsbedingungen angepasst werden
- Besonders bei mehreren Kursen pro Jahr wirtschaftlich
Wenn du mehrere Kurse pro Jahr brauchst (z.B. bei größeren Belegschaften oder mehreren Schichten), komme ich gerne direkt zu dir. Das spart Zeit und macht die Schulung oft noch praxisnaher.
Was ist mit Sonderfällen?
Auszubildende:
Soll die Ersthelfende-Ausbildung im Rahmen einer Berufsausbildung absolviert werden? Dann zahlt die BG in der Regel. Das gilt als Teil der beruflichen Qualifikation.
Gesundheitsberufe:
Ärzte, Krankenschwestern und andere medizinische Fachkräfte brauchen oft keine separate Ersthelfende-Ausbildung, da das Teil ihrer beruflichen Qualifikation ist. Die BG übernimmt hier meist keine Kosten.
Ehrenamtliche:
Ehrenamtlich Tätige werden nur dann von der BG bezahlt, wenn ihre Hilfe unbedingt nötig ist, um die betriebliche Erste Hilfe sicherzustellen. Ansonsten gilt die Empfehlung, reguläre Mitarbeitende zu schulen.
Deine Checkliste: So klappt die Kostenübernahme garantiert
✅ Ermächtigte Ausbildungsstelle ausgewählt (Check auf www.bg-qseh.de)
✅ Zuständigen Unfallversicherungsträger identifiziert (BG oder Unfallkasse?)
✅ Mitgliedsnummer bereithalten
✅ Bei BGW/BGN: Spezielle Formulare rechtzeitig besorgt
✅ Bei Unfallkassen: Gutscheine oder Kostenzusage 4 Wochen vorher beantragt
✅ Alle Teilnehmendendaten vollständig
✅ Anzahl im Rahmen der erforderlichen Ersthelfende (oder leicht darüber)
✅ Präsenzkurs, kein Online-Kurs
✅ Teilnahme während der Arbeitszeit eingeplant
Fazit: Null Ausreden mehr!
Lass mich das mal ganz klar sagen: Es gibt keinen finanziellen Grund, deine Mitarbeitende NICHT als Ersthelfende ausbilden zu lassen. Die Kurskosten trägt komplett die Berufsgenossenschaft. Deine einzigen Kosten sind die Lohnfortzahlung während der Schulung – und die ist im Vergleich zum Nutzen minimal.
Mal ehrlich: Was kostet dich ein Arbeitsunfall, bei dem niemand weiß, was zu tun ist? Oder die Strafe der BG, weil du zu wenige Ersthelfende hast? Oder im schlimmsten Fall ein bleibender Gesundheitsschaden bei einem Mitarbeitende?
Die Ersthelfende-Ausbildung ist eine Win-Win-Situation:
- Dein Betrieb erfüllt die gesetzlichen Vorgaben
- Deine Mitarbeitenden fühlen sich sicherer
- Im Ernstfall kann Leben gerettet werden
- Die Kosten sind überschaubar
- Die BG zahlt den Hauptteil
Du bist im Raum Köln, Bonn, Neuwied oder Koblenz?
Als Erste-Hilfe-Schule mit Sitz in Windhagen kenne ich die Anforderungen der verschiedenen Berufsgenossenschaften genau und kümmere mich um die komplette Abwicklung. Du musst dich um nichts kümmern – außer mir ggf. die Daten deiner Mitarbeitenden zu schicken.
Besonders interessant für größere Unternehmen: Ich komme gerne zu dir vor Ort und führe die Schulungen direkt bei dir im Betrieb durch. Das spart Zeit, Geld und Nerven – besonders wenn du mehrere Kurse pro Jahr brauchst.
Noch Fragen zur Kostenübernahme oder zur Organisation der Ersthelfenden-Schulung? Melde dich einfach – ich berate dich gerne kostenlos und unverbindlich!
Dieser Artikel wurde von deiner Erste-Hilfe-Schule in Windhagen erstellt. Wir schulen betriebliche Ersthelfende im gesamten Raum zwischen Köln, Bonn, Neuwied und Koblenz – professionell, praxisnah und mit kompletter BG-Abwicklung.
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